Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ

Tổng đài điện thoại nội bộ CloudFone là lựa chọn của rất nhiều văn phòng, doanh nghiệp. Để tối ưu chi phí liên lạc và mang lại nhiều lợi ích. 

Tổng đài điện thoại nội bộ - Giải pháp kết nối cho doanh nghiệp

Rất nhiều doanh nghiệp cần hệ thống liên lạc khổng lồ để liên hệ khách hàng, đối tác, liên hệ nội bộ,... Nếu dùng phương thức liên lạc thông thường, chi phí cho việc liên lạc là rất lớn.

Tuy nhiên, còn nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ về tổng đài điện thoại. Bạn thường phân vân về sản phẩm, lợi ích mang lại cho doanh nghiệp, cũng như mức độ an toàn, bảo mật thông tin,... Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.

Tổng đài điện thoại nội bộ CloudFone là gì?

Tổng đài điện thoại nội bộ hay Private Branch Exchange (PBX) là hệ thống chuyển mạch. Một mạng điện thoại riêng sử dụng trong phạm vi một đơn vị. PBX có nhiệm vụ giúp các thiết bị đầu cuối thực hiện cuộc gọi liên lạc với nhau.

Bên cạnh đó có thể gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp. Bạn cũng có thể gọi, kết nối miễn phí trong hệ thống, kết nối nhiều chi nhánh ở các khu vực khác nhau.

Với tổng đài điện thoại, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều loại chi phí. Đồng thời nâng cao hiệu quả liên hệ giữa các phòng ban, chi nhánh. Bảo đảm bảo mật vaf và thuận tiện hơn.

Lắp đặt tổng đài điện thoại nội bộ có khó không?

Để lắp đặt tổng đài điện thoại, đầu tiên bạn cần xác định nhu cầu, quy mô mà doanh nghiệp cần sử dụng. Nên lựa chọn theo cấu hình sử dụng và có kế hoạch cho sự phát triển, nâng cấp cấu hình tổng đài trong tương lai.
Bạn nên cân nhắc số lượng nhân viên sử dụng hiện tại, cấu hình dự tính mở rộng trong tương lai. Từ đó chọn giải pháp lắp đặt phù hợp. Giúp tối ưu hiệu quả, tránh tốn kém về sau khi muốn nâng cấp tổng đài.

Tiếp đó, bạn nên xem xét yêu cầu, tính năng, mục đích sử dụng để lựa chọn tổng đài, đơn vị cung cấp dịch vụ phù hợp. Mỗi tổng đài có những tính năng khác nhau như sau:

• Công nghệ Analog hoặc IP.
• Có khả năng kết nối các điện thoại IP vào hệ thống để liên lạc.
• Tính năng trả lời tự động (Disa).
• Quản lý, tính cước cuộc gọi.
• Tính năng duy trì cuộc gọi khi mất điện.
• Có thể liên kết tổng đài ở các chi nhánh ở các khu vực khác nhau.
• Kết nối với máy Fax, in, kiểm soát cửa.
• Ghi âm cuộc gọi tổng đài.
• Khả năng lưu lại tin nhắn khách hàng Voicemail.
• Cho phép Smartphone làm máy nhánh.

Lợi ích khi lắp đặt tổng đài điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ với nhiều tính năng mang đến nhiều lợi ích cho các tổ chức, doanh nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp có nhu cầu liên hệ nhiều với khách hàng, đối tác, phòng ban,... nên xem xét đến hình thức liên lạc này.

• Giúp quá trình thông tin, liên lạc nhanh chóng
• Tiết kiệm chi phí
• Nâng cao tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
• Tối ưu bảo mật cuộc gọi nội bộ

Hệ thống tổng đài điện thoại giúp quá trình thông tin liên lạc giữa các nhân viên, phòng ban hiệu quả hơn

Giúp quá trình thông tin, liên lạc nhanh chóng

Đây là lợi ích vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp ảnh hưởng đến năng suất công việc, hiệu quả kinh doanh. Khi lắp đặt tổng đài điện thoại, các nhân viên, phòng ban trong doanh nghiệp có thể liên lạc thuận tiện hơn. 

Với tổng đài điện thoại, các thông tin được truyền tải trực tiếp ngay lập tức giữa các phòng ban. Nhờ đó hiệu quả công việc được nâng cao hơn.

Tiết kiệm chi phí

Nếu doanh nghiệp dùng điện thoại cước phí thông thường để liên hệ với hàng ngàn khách hàng, đối tác sẽ phải chi khoản tiền không nhỏ. Với tổng đài điện thoại nội bộ, bạn có thể liên hệ, thoải mái trò chuyện, đàm thoại với nhiều khách hàng. Bạn chỉ tốn chi phí đầu tư ban đầu chứ không tốn thêm bất kỳ khoản phí nào khi liên hệ đàm thoại. Ngoài ra, PBX còn có khả năng chặn các cuộc gọi ra ngoài không mong muốn. Nhờ đó có thể giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết. 

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí cước gọi khi sử dụng tổng đài điện thoại

Bên cạnh đó, cũng có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng tính năng tự động trả lời, chào hỏi khách hàng. Nhờ vậy doanh nghiệp tiết kiệm được phần nào chi phí thuê nhân viên trực điện thoại.

Nâng cao tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Chỉ cần một tổng đài, bạn có thể tối giản các bước, trở nên chuyên nghiệp hơn. Khách hàng, nhân viên sẽ không phải mất thời gian, công sức gọi cho từng phòng ban. Tổng đài sẽ tự động chuyển cuộc gọi đến phòng hành chính, kế toán, giao dịch.

Bên cạnh đó, hệ thống còn có thể trang bị nhạc nền, giúp khách hàng thoải mái khi chờ đợi cuộc gọi. 

Tối ưu bảo mật cuộc gọi nội bộ 

Việc bảo mật dữ liệu, thông tin luôn được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Khi sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ, sẽ có rất ít sự can thiệp từ bên ngoài. Các nội dung, thông tin được đề cập trong cuộc đàm thoại qua điện thoại sẽ được bảo mật.

Những điểm nổi bật của sử dụng tổng đài CloudFone

CloudFone cung cấp dịch vụ tổng đài điện thoại nội bộ uy tín, chất lượng. Cung cấp những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí hợp lý, đảm bảo an toàn dữ liệu, thông tin. Tổng đài CloudFone có nhiều đặc điểm nổi bật:

• Xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây
• Quản lý cuộc gọi trên nhiều nền tảng khác nhau
• Sử dụng được trên tất cả các thiết bị: PC, Laptop, Tablet, Smartphone
• Kết nối tất cả nhà mạng
• Không giới hạn số máy nhánh, số máy nội bộ trong công ty. Mỗi nhân viên có thể có một số máy nhánh khác nhau.
• Có thể nhận được nhiều cuộc gọi đến cùng lúc 
• Có thể thiết lập lời chào tự động, xử lý yêu cầu khách hàng bằng lời chào hướng dẫn tự động.
• Tổng đài điện thoại nội bộ CloudFone cung cấp tính năng tự động ghi âm cuộc gọi, giúp quản lý nhân viên, tăng hiệu quả công việc.
• Hỗ trợ đàm thoại nhiều bên, thuận tiện cho những cuộc họp từ xa.
• Chuyển cuộc gọi sang số điện thoại di động hay máy nhánh khác dễ dàng.
• Tính năng gọi nội bộ miễn phí bất kể địa lý
• Có tính bảo mật cao, chặn các IP có nguy cơ phá hoại tổng đài, tránh xâm nhập từ bên ngoài, chặn các cuộc gọi ra, nhận vào tùy ý. 

Kết luận

Việc lắp đặt tổng đài điện thoại sẽ giúp quá trình liên lạc ổn định hơn. Đồng thời rất cần thiết cho các doanh nghiệp để tăng sự chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổng đài điện thoại phù hợp tùy thuộc nhu cầu, mức độ sử dụng hệ thống.

Tổng đài điện thoại nội bộ CloudFone có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, trang quản trị Tiếng Việt thân thiện người dùng. Bạn không cần hiểu rõ về IT vẫn có thể quản lý tổng đài.