Lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng để làm gì?

Tổng đài điện thoại đang là được sử dụng rất phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Đây là công cụ phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng trong kinh doanh. Liên hệ thông qua tổng đài điện thoại giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Đồng thời giúp công ty quản lý tối ưu nhân sự. 

Lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng để làm gì?

Liên hệ thông qua tổng đài điện thoại giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Đồng thời giúp công ty quản lý tối ưu nhân sự. 

Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại là một hệ thống chuyển mạch giúp các thiết bị đầu cuối liên hệ cho nhau, gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp. Tổng đài điện thoại tập trung tất cả các thiết bị nghe gọi vào cùng một chỗ để xử lý tất cả tín hiệu, cuộc gọi trong và ngoại mạng tiện lợi hơn.

Tổng đài điện thoại phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp ngày càng phát triển, theo đó nhu cầu trao đổi thông tin qua điện thoại cũng càng nhiều hơn. Đặc biệt với các doanh nghiệp chăm sóc khách hàng, bán hàng qua điện thoại,... thì nhu cầu dùng điện thoại đàm thoại càng lớn. 

Cước điện thoại, giá thành lắp đặt điện thoại ngày cũng càng rẻ hơn, với sự ra đời của hàng loạt nhà cung cấp. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ phải cân nhắc chi phí đầu tư trang bị cho mỗi cá nhân một số điện thoại cố định. Điều này còn không đảm bảo khả năng tập trung quản lý. Giải pháp hoàn hảo trong trường hợp này chính là tổng đài điện thoại.
Tham khảo thêm: Tổng hợp thông tin về tổng đài điện thoại

Lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng có cần thiết?

Tổng đài điện thoại giúp tiếp cận khách hàng hiệu quả, nâng cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong kinh doanh. Bên cạnh đó hệ thống tổng đài giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí liên lạc. 

Sử dụng tổng đài điện thoại giúp nâng cao tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Ngoài ra, tổng đài còn giúp tăng hiệu quả trong hoạt động liên lạc giữa các phòng ban, hay giữa công ty với khách hàng, đối tác. Đây là thiết bị thông minh không thể thiếu của nhiều doanh nghiệp, để có mạng lưới liên lạc thuận tiện, thông suốt.

Hơn thế nữa, tổng đài còn giúp quản lý thông tin liên lạc và các cuộc gọi. Công ty có thể cho phép hoặc không cho phép máy thực hiện cuộc gọi nào thông qua hệ thống. Hiện nay có rất nhiều dòng sản phẩm tổng đài điện thoại. Tùy vào nhu cầu, ngân sách mà doanh nghiệp có thể lựa chọn thiết bị phù hợp nhất.

Những tính năng cần có của tổng đài điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại cần có một số tính năng cần thiết như sau:

- Hệ thống tổng đài có chức năng thiết lập đường dây nóng. Hỗ trợ các khách hàng, doanh nghiệp, đối tác có thể gọi đến để thông báo sự cố, giải quyết khiếu nại, thắc mắc,…

- Tổng đài điện thoại cung cấp chức năng ACD, giúp phân các cuộc gọi ra cho nhiều máy lẻ trong hệ thống chung. Đồng thời giúp phân bố đều các cuộc gọi, tránh để một máy nhận quá nhiều cuộc gọi, trong khi máy khác không có cuộc gọi nhiều.

- Có thể hiển thị số gọi đến, cho biết là là số nội bộ hay số từ bên ngoài.

- Cung cấp chức năng thống kê cuộc gọi, cho phép thống kê nhật ký cuộc gọi. Từ đó giúp việc quản lý cuộc gọi dễ dàng hơn.

Những tính năng cần có của tổng đài nội bộ

Bên cạnh đó, tổng đài điện thoại nội bộ cũng có thể có thêm những chức năng nâng cao khác. Thường những văn phòng có nhân viên đông, phải nhận số lượng cuộc gọi lớn mỗi ngày nên lắp tổng đài điện thoại với nhiều chức năng nâng cao.

Tham khảo thêm: Vì sao cần lắp đặt tổng đài điện thoại cho văn phòng?